Le cahier des charges de formation : un document obsolète ?

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Le thème du cahier des charges me semblait déjà acquis par tous depuis de nombreuses années. Il existe des modèles, des normes plus ou moins mises en œuvres dans les entreprises, des ouvrages complets qui traitent de ce document, que dire de plus…

J’ai été récemment étonnée de rencontrer des entreprises qui s’interrogent sur le bien fondé de formaliser des cahiers des charges de formation, elles annoncent notamment qu’elles n’ont pas le temps d’en rédiger : « je téléphone à mon prestataire, je l’informe de mes besoins et il intègre les informations dans sa réponse, je suis donc en mesure de vérifier sa bonne compréhension et je gagne du temps ! ».

cahier des chargesCertains responsables de services de formation indiquent : « oui les chargés de formation rédigent des cahiers des charges – en fait ils reprennent un cahier des charges existant et modifient des rubriques à la marge ! Le problème est que cela nous fait tomber dans un effet de mode, depuis quelques temps tous nos cahiers des charges débouchent sur l’utilisation des mêmes méthodes pédagogiques ».

La fonction formation est une fonction de passage, de nouveaux chargés de formation ou responsables formation prennent leur poste, avec le besoin d’appréhender les activités de cette fonction et jouer leur rôle. Ils doivent être capable d’accompagner leurs clients internes dans les étapes de clarification de leur besoin de formation : une méthode qui oriente l’analyse des besoins et assiste lors de la rédaction d’un cahier des charges est rassurante pour tous et donne le sentiment de professionnalisme.

Cet ensemble de raison m’a donc amené à formaliser une méthode et de rédiger la trame d’un outil que je mettrai à disposition sur notre site web. En attendant, je réponds à quelques questions de mes clients ou prospects. Et ce sont ces questions que je souhaitent partager ici.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? Ce n’est pas un mémoire et encore moins une thèse, juste un document de quelques pages qui précise à vos lecteurs, (prestataires internes ou externes), les attentes qui sont les vôtres par rapport à un projet de formation.

Est-il important de rédiger un cahier des charges ? Oui, il est important de rédiger un cahier des charges. Cette étape dans la réalisation d’un projet de formation va vous permettre de comprendre le projet de votre demandeur, d’appréhender la population concernée, d’identifier les contraintes du demandeur et tout simplement vérifier que la formation est la réponse adaptée à la situation étudiée.

Pourquoi un cahier des charges ? Pour informer les prestataires pré sélectionnés du projet pour lequel vous attendez une offre. Ce cahier des charges doit permettre aux prestataires de comprendre la situation et vos attentes et vous construire une offre de qualité, adaptée à vos besoins, créative, dans le respect des coûts et des délais.

cahier des chargesQui est concerné et qui le rédige ? Sont concernés par le cahier des charges le demandeur et la Direction de la formation en premier lieu. Le demandeur expose sa situation, son projet, ses besoins à la Direction de la formation qui, soit aide à le rédiger, soit devra y répondre. Aujourd’hui beaucoup de structures rendent compte à des services achats qui seront également des intermédiaires entre la Direction de la formation et les prestataires. Sont également associés lors de l’analyse préalable à la rédaction du cahier des charges tous les managers et collaborateurs concernés par le projet de formation.
En ce qui concerne la rédaction de ce document, il est surement plus simple de proposer à un prestataire de rédiger un cahier des charges après lui avoir expliqué le contexte et les éléments du projet, mais ne sera t-il pas alors tenté de rester exclusivement sur ses pratiques habituelles ?
Le cahier des charges pose une question à vos partenaires qui devront «imaginer – concevoir» la meilleure réponse, la mieux adaptée. Ainsi vous serez en mesure de sélectionner le partenaire ayant répondu de manière pertinente à vos attentes, ce sera véritablement un outil d’aide à la décision.

Quelles sont les rubriques du document ? Le cahier des charges présente l’entreprise, le projet, le service ou la direction concerné, il décrit la population concerné en termes de quantité et qualité, les objectifs de la formation, les contraintes d’organisation, les spécifications ou attentes pédagogiques, les modalités particulières, les délais pour soumettre une offre, les critères de sélections des offres et le système d’évaluation. Parfois sont également proposées des grilles de définition des prix.

Vous ai-je convaincu ? Le cahier des charges n’est pas un document obsolète, il est au contraire un outil de communication et de valorisation de votre structure ! Souvent banalisée, voire oubliée, la rédaction du cahier des charges est une étape importante du projet de formation.


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